Formularze wniosków o dofinansowanie projektów różnią się – są różne dla różnych programów grantowych i dla różnych konkursów grantowych. Przejrzenie właściwego wniosku o dofinansowanie, dla konkretnego zaproszenia do składania wniosków – i przygotowanie treści według wymaganego schematu - jest jednym z pierwszych kroków opracowania aplikacji o dofinansowanie. Zanim jednak zaczniesz opracowywać projekt, a potem treść do wniosku o dofinansowanie – zapoznaj się solidnie z warunkami i kryteriami uzyskania dofinansowania, wymaganiami dotyczącymi opracowania projektu i wniosku o dofinansowanie, zakresem wymaganych załączników do wniosku, itd. Wszystkie te informacje znajdziesz w tzw. “podręcznikach dla wnioskodawców” – osobnych i specyficznych dla każdego programu grantowego.

Obecnie, wnioski o dofinansowanie mają zazwyczaj formę formularzy online. W poszczególnych polach wniosku (gdzie udzielasz odpowiedzi na konkretne pytania grantodawcy) masz do dyspozycji limitowaną, konkretną liczbę znaków na odpowiedź. We wniosku typu ‘partnerski projekt współpracy’ w sposób szczególny zwróć uwagę na dobry, precyzyjny opis potrzeb, z odkrycia których wynika pomysł na projekt, adekwatnych do zaspokojenia tych potrzeb celów, realizujących cele działań. Ważny jest też dobry opis partnerów projektu uzasadniający, że kwalifikacje tak a nie inaczej skomponowanego partnerstwa są niezbędne i wystarczające do zrealizowania celów projektu. Ważne jest realistyczne zdiagnozowanie potencjalnego ryzyka w projekcie i opisanie sposobu zaradzenia negatywnym skutkom wystąpienia ryzyka – oraz procesów monitoringu i ewaluacji. W końcu – warto zaplanować adekwatną do planowanych działań kampanię informacyjną, promocyjną, upowszechniającą – tak, by z rezultatów zrealizowanego projektu mogło skorzystać jak najwięcej osób i organizacji z grupy docelowej projektu, w całej Europie. Bardzo ważne jest też dobre streszczenie projektu (to wizytówka projektu i zazwyczaj pierwszy tekst czytany przez oceniających wniosek). Wniosek o dofinansowanie projektu typu ‘partnerski projekt współpracy’ zawiera również miejsce na opisanie harmonogramu działań i budżetu.
Sprawdzając wcześniej, jakie informacje będą potrzebne do wpisania we wniosek o dofinansowanie, przygotowując je i uzyskując od partnerów z wyprzedzeniem, zaoszczędzisz sporo czasu.

Na koniec, rekomendujemy: Precyzyjny, konkretny styl opisu, używania w opisie projektu „języka grantu” (tj. nazywania rzeczy tak, jak nazywają się w „podręczniku wnioskodawcy”) oraz unikanie „lania wody” i powtórzeń (irytują wielu oceniających wnioski).

Generalnie, warto rozważyć/sprawdzić jeszcze następujące kwestie:

• Czy chcecie zaplanować projekt tzw. innowacyjny, wypracowując międzynarodowo nowe, innowacyjne rozwiązania i narzędzia w odpowiedzi na zdiagnozowane przez partnerów problemy czy potrzeby? Czy raczej projekt typu ‘wymiana dobrych praktyk’, bazujący na dzieleniu się już posiadanymi już przez partnerów, dobrze działającymi metodami i narzędziami? Obydwa rozwiązania są możliwe!
• Czy planowany projekt ma wartość międzynarodową, europejską? Tj., czy jego realizacja przyniesie konkretnym grupom i osobom korzyści na poziomie europejskim (nie tylko w twoim kraju)? Czy praca w międzynarodowym składzie jest konieczna dla osiągnięcia celów projektu (tj. bez współpracy partnerów zagranicznych nie bylibyście w stanie osiągnąć celów projektu)?
• Jakie kraje mogą być zaangażowane we współpracę? Jakie typy organizacji mogą być wnioskodawcami i/lub partnerami w projekcie? Zależy to od programu grantowego, jaki wybierzecie.
• Czy zdiagnozowane przez was potrzeby i postawione cele wpisują się w cele danego programu grantowego? Cele programów grantowych różnią się między sobą – aby mieć szansę na dofinansowanie – potrzebujesz wybrać ten właściwy program grantowy.
• Czy znacie/znaleźliście naprawdę mocnych, kompetentnych partnerów zagranicznych, którzy mogą wnieść do projektu niezbędną do realizacji celów wiedzę, doświadczenie, inne zasoby? Czy każdy z partnerów ‘będzie miał co robić’?
• Czy dofinansowanie, jakie może otrzymać organizacja, pokryje wszystkie koszty związane z realizacją projektu, czy też potrzebujecie dodatkowego dofinansowania? Jeżeli tak – gdzie/jak je zdobędziecie?
• Czy organizacja, na rzecz której działasz, posada wystarczające zasoby i płynność finansową by, realistycznie patrząc, być w stanie zrealizować wszystkie swoje zadania projektowe? Granty wypłacane są w różny sposób (zazwyczaj w kilku transzach). Jak sobie poradzicie, gdy wydacie już wszystkie środki z I transzy, a transza II jeszcze nie została przelana?
• Sprawa techniczna: kiedy upływa termin składania wniosków o dofinansowanie (dzień, godzina)? W związku z tym - jak ułożyć plan pracy osoby/osób, opracowujących projekt i wniosek, by zdążyć złożyć aplikację w terminie (a najlepiej i najbezpieczniej – przed terminem, nie w ostatniej chwili)…?

Odpowiedź dotyczy wyłącznie Programu Erasmus+ 2014-2020: ‘Mandate’ to, w uproszczeniu, deklaracja partnera, że podejmie się realizacji projektu, na warunkach określonych dla danego programu grantowego, jeżeli projekt zostanie dofinansowany. Zgodnie ze stanowiskiem Polskiej Narodowej Agencji Programu Erasmus+ - ‘Mandate’ może być podpisany za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli w formie pisemnej.

Jeżeli planujesz składać wniosek o dofinansowanie w ramach innych programów grantowych – każdorazowo sprawdź, jakie formy załączników/w jaki sposób podpisane są kwalifikowane (akceptowalne).