10. Jakie wyzwania (problemy/trudności) pojawiają się najczęściej w realizacji projektów międzynarodowych i jak sobie z nimi radzić?

10.1. Jak przyciągnąć uwagę do realizowanego przez nas projektu?

Informowanie o tym, co się dzieje w projekcie oraz upowszechnianie rezultatów projektu są kluczowe dla sukcesu w jego realizacji. Dobra…

Informowanie o tym, co się dzieje w projekcie oraz upowszechnianie rezultatów projektu są kluczowe dla sukcesu w jego realizacji. Dobra informacja i upowszechnianie sprawiają, że rezultaty projektu są trwałe i wykorzystywane przez innych (grupy docelowe projektu).

Projekt planu informowania i upowszechniania rezultatów wpisany jest już we wniosek o dofinansowanie projektu. Dobrze jest, jeżeli działaniom informacyjnym i upowszechniającym odpowiada konkretny ‘pakiet pracy’, z konkretnym liderem (nazwaniem organizacji koordynującej ten wycinek prac) oraz z konkretnym podziałem obowiązków i odpowiedzialności pozostałych partnerów. Na etapie realizacji – warto taki plan uaktualnić, uszczegółowić (co komunikujemy – kiedy – do kogo – w jakiej formie/jakim kanałem przekazu – jakiego rezultatu oczekujemy – do ilu odbiorców dotrzemy) i jeszcze lepiej dostosować do potencjału i możliwości wszystkich organizacji, tworzących partnerstw projektowe.

Taki plan pozwoli wam dopilnować tego, by regularnie powiadamiać wasze grupy docelowe i innych interesariuszy o działaniach i dostępnych już rezultatach projektu.

Najczęściej stosowane kanały komunikacji (powiadamiania o wydarzeniach projektowych i rezultatach projektu) to:
- Strona internetowa projektu (jeśli powstanie) i/lub strony internetowe partnerów projektu;
- Newslettery i mailingi rozsyłanie w ramach sieci kontaktów partnerów;
- Wpisy w mediach społecznościowych (jeżeli dotyczy – na profilu stworzonym na potrzeby realizacji projektu);
- Bezpośrednie przekazywanie informacji podczas spotkań/konferencji/szkoleń branżowych…itp.;
- Platformy tematyczne i branżowe, np. ngo.pl, EPALE czy Platforma rezultatów Programu Erasmus+;
- Media: lokalne, regionalne, krajowe, międzynarodowe (zarówno te tradycyjne jak i online).

Prowadzone działania komunikacyjne i upowszechniające warto na bieżąco monitorować i dokumentować, na zasadach uzgodnionych z partnerami (np. w postaci cyklicznych raportów z upowszechniania, opracowywanych przez każdego z partnerów). Umożliwi wam to bieżące dostosowywanie charakteru i zakresu działań komunikacyjnych i upowszechniających do potrzeb – a koordynatorowi projektu - ułatwi sprawozdanie tej części prac w sprawozdaniu końcowym.

Posted 4 years ago

10.2. Co zrobić w sytuacji, kiedy jeden z partnerów wycofuje się z realizacji projektu, lub nie wywiązuje się ze swoich zadań?

Jeden z partnerów projektu nie wywiązuje się ze swoich zadań. Co wtedy? Działasz, nie czekasz. Na pewno warto spróbować wyjaśnić…

Jeden z partnerów projektu nie wywiązuje się ze swoich zadań. Co wtedy? Działasz, nie czekasz. Na pewno warto spróbować wyjaśnić sytuację w sposób taktowny i delikatny. Przyczyny nie wywiązywania się z zadań mogą być bardzo różne, bywa, że niezależne bądź nie w pełni zależne od partnera. Warto też jak najszybciej zadać sobie pytanie: czy pozostali partnerzy projektu będą w stanie przejąć nie zrealizowane zadania zawodzącego partnera, czy też nie będzie to możliwe – z uwagi na brak środków czy kompetencji? Jeżeli ‘zawodzący’ partner ma unikalne, potrzebne wam kompetencje, jednak pomimo rozmów i przypomnień nadaj nie wywiązuje się z zadań, lider projektu ma pełne prawo wstrzymać wszelkie płatności na rzecz tego partnera – do momentu wywiązania się z zadań.

Co wtedy, jeśli partner wycofa się z realizacji projektu? Koordynator projektu niezwłocznie powiadamia o tym fakcie instytucję współfinansującą projekt (grantodawcę). Zmiana w składzie partnerstwa powoduje konieczność aneksowania umowy finansowej. Koordynator projektu przedstawia też grantodawcy, uzgodniony wcześniej z pozostałymi partnerami, alternatywny plan realizacji projektu w nowym składzie. Generalnie, mogą zostać zastosowane cztery rozwiązania:
- Pozostali partnerzy projektu przejmują zadania odchodzącego partnera i projekt jest dalej realizowany zgodnie z planem (za czym idą zazwyczaj zmiany w budżecie);
- Pozyskany zostaje nowy partner, o adekwatnym doświadczeniu i kompetencjach (najlepiej – z tego samego kraju co ustępujący partner). Nowy partner przejmuje zadania (i budżet) odchodzącego;
- Zakres projektu zostaje ograniczony, zredukowany o zadania odchodzącego partnera. Wiąże się to z redukcją budżetu projektu.
- Realizacja projektu zostaje zakończona (najmniej pożądana opcja – i w praktyce rzadko stosowana).

Warto wiedzieć, że sytuacje zmiany partnera projektu się zdarzają i że zazwyczaj można sobie z taką sytuacją dobrze poradzić – przy współpracy wszystkich partnerów i, koniecznie, współpracując z grantodawcą.

Aby zminimalizować ryzyko poważnych zakłóceń w realizacji projektu z powodu utraty jednego z partnerów warto:
- Na etapie planowania projektu: Zaprosić przynajmniej jednego partnera więcej, niż wymagane minimum (np. minimalny skład partnerstwa to 3 organizacje z 3 różnych krajów – partnerstwo budujesz więc z 4 organizacji);
- Na etapie realizacji: W umowie partnerskiej, podpisywanej przez wszystkich partnerów, zawarty zostaje rozdział na temat sposobu postępowania w razie nie wywiązywania się przez partnera z zadań. Na tej podstawie decyzję o ‘wyproszeniu’ niewiarygodnego partnera z projektu mogą podjąć pozostali jego realizatorzy.

Posted 4 years ago

10.3. Co zrobić w sytuacji, kiedy realizacja projektu się opóźnia/nie jesteśmy w stanie wywiązać się z terminowej realizacji projektu?

Opóźnienia w realizacji projektu – w sytuacji gdy współpracuje ze sobą kilka organizacji z kilku różnych krajów – nie są…

Opóźnienia w realizacji projektu – w sytuacji gdy współpracuje ze sobą kilka organizacji z kilku różnych krajów – nie są niczym niezwykłym, zdarzają się często. Zarządzając projektem – warto mieć je jednak pod kontrolą.

Harmonogram realizacji zadań projektowany jest na etapie opracowywania projektu i wniosku o dofinansowanie. Na etapie realizacji przychodzi czas na uszczegółowienie i doprecyzowanie tak, by każdy z partnerów wiedział i rozumiał, jaki pakiet pracy i na kiedy powinien zostać zrealizowany.

Warto, by koordynator projektu zadbał o tzw. ‘bufory czasowe’ tak, by pojedyncze opóźnienia w realizacji zadań nie zagroziły pomyślnej realizacji całego projektu. Na etapie realizacji poszczególnych zadań, partner odpowiedzialny za dany wycinek prac ma za zadanie na bieżąco monitorować harmonogram realizacji zadania i przypominać innym o uzgodnionych terminach. ‘Przypominajki’ są naprawdę pomocne! Jako partner projektu, u którego pojawiają się opóźnienia – powinieneś powiadomić o sytuacji koordynatora i zaproponować alternatywny plan działania. Jeżeli któryś z partnerów dochodzi do wniosku, że nie poradzi sobie z realizacją powierzonych zadań w terminie – powiadamia koordynatora i prosi o wsparcie. Z większością wyzwań związanych z opóźnieniami poradzicie sobie dzięki szczerej, otwartej komunikacji i współpracy.

Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy terminowa realizacja projektu jest poważnie zagrożona (np. materializują się ryzyka projektowe, występują nieprzewidziane okoliczności zewnętrzne, czy zadziała tzw. siła wyższa).
Koordynator decyduje wtedy, wspólnie z partnerami, czy:

1) Możliwe będzie wywiązanie się z realizacji projektu – dostarczenie wszystkich deklarowanych rezultatów, w wysokiej jakości, w przewidzianym terminie realizacji projektu. Jeżeli odpowiedź brzmi ‘tak’, od tej chwili wszyscy partnerzy potrzebują zaplanować i dostosować swoją pracę w taki sposób, by ‘zdążyć na czas’.

2) Konieczne jest wnioskowanie, do instytucji współfinansującej projekt (grantodawcy), o wydłużenie okresu realizacji projektu. Taka zmiana wiąże się z koniecznością aneksowania umowy finansowej. W tej sytuacji konieczne będzie dobre wytłumaczenie powodów opóźnień, nazwanie przyczyn takiego stanu rzeczy i dobre uzasadnienie konieczności proponowanego przedłużenia okresu realizacji projektu. Uzasadnienie takie musi zostać zaakceptowane przez grantodwcę. W przypadku nie zaakceptowania przedstawionego tłumaczenia – partnerzy muszą się liczyć z konsekwencjami, np. redukcją dofinansowania (takie sytuacje zdarzają się jednak rzadko).

Aby zminimalizować ryzyko poważnych zakłóceń w realizacji projektu z powodu opóźnień warto:
- Na etapie planowania projektu: Dobrze przemyśleć czas, jaki zajmą poszczególne etapy prac – biorąc poprawkę na międzynarodowość projektu, różne style pracy w organizacjach partnerskich, konieczność tłumaczeń itp. Zaplanować bufory czasowe.
- Na etapie realizacji projektu: Rzetelnie monitorować zgodność realizacji zadań z harmonogramem – i na bieżąco reagować na opóźnienia. Znać terminy umowne dotyczące możliwości aneksowania umowy finansowej i zadbać o dobrą współpracę z opiekunem projektu w instytucji współfinansującej projekt.

Posted 3 years ago

10.4. Czy można przedłużyć okres realizacji projektu?

Tak, przedłużenie okresu realizacji projektu jest możliwe – w uzasadnionych przypadkach. Formalne ramy dla wydłużenia okresu realizacji projektu określa umowa…

Tak, przedłużenie okresu realizacji projektu jest możliwe – w uzasadnionych przypadkach.

Formalne ramy dla wydłużenia okresu realizacji projektu określa umowa finansowa, którą podpisuje koordynator projektu z grantodawcą. Znajdziesz tam informację na temat tego, o jaki czas można przedłużyć projekt, na jakich warunkach i kiedy najpóźniej możesz zawnioskować do grantodawcy o taką zmianę.

Wniosek o wydłużenie okresu realizacji projektu wymaga dobrego uzasadnienia. Przedłużenie jest możliwe, jeżeli wstąpiły nieoczekiwane okoliczności zewnętrzne bądź wewnętrzne, zmaterializowało się poważne ryzyko projektowe, zadziałała tzw. siła wyższa. Przedstawiono wyczerpujące uzasadnienie, że przedłużenie okresu realizacji projektu jest konieczne, by zapewnić pomyślną realizację projektu.

Wydłużenie okresu realizacji projektu może się też wiązać ze zmianami w budżecie projektu (przesunięciami w budżecie), które, jeśli wykraczają poza ramy opisane w umowie finansowej, również potrzebują być zaakceptowane przez grantodawcę.

Jeżeli instytucja współfinansująca (grantodawca) zaakceptuje wniosek o przedłużenie okresu realizacji projektu, podpisywany jest aneks do umowy finansowej.

Posted 3 years ago